A folyamat itt nem zárható le, hiszen nemcsak az értékcsökkenés (ÉCS) elszámolását kell ekkor elindítani, hanem az elkészült és nyilvántartásba vett új eszközök tervezhető megelőző karbantartását (Inka TMK-stratégia és terv) is el kell végezni. Tervezni kell a ciklikusan jelentkező feladatokat, a szinten tartó, preventív karbantartást és az ehhez kapcsolódó költségeket. Ez a hatalmas big data nem kezelhető, ha nincs rendezett digitális nyilvántartásunk, tervjóváhagyásunk, műszaki és vágányzári erőforrás-tervezésünk, logisztikánk és automatizált elszámolási folyamatunk.
Az Inka-célok megvalósulásával a MÁV a működésről pontos, egységes informatikai rendszerből származó adatokat tud kimutatni valamennyi berendezésére, pályaszakaszára, szolgálati helyére, igazgatóságára, vasútvonalára vagy akár a teljes hálózatára vonatkozóan. Így lehetővé válik a minél hatékonyabb működés rövid, közép- és hosszú távú tervezhetősége is, amely a tulajdonosi és az uniós elvárásokkal összhangban van.
A következőkben áttekintjük a megvalósuló rendszer főbb komponenseit, kiemelve azokat a funkciókat, amelyekkel a kitűzött üzleti célok elérhetők, és amelyek a felhasználók számára is meghatározók.

Erőforrás-tervezés

Az infrastruktúra-elemekhez (berendezés, műszaki hely stb.) kapcsolódóan a műszaki munkák tervezésének – a későbbiekben részletezettek szerint, a munkák végrehajtásának, elszámolásának és nyilvántartásának is – a SAP vállalatirányítási rendszer az alapja.
A PM- (karbantartási) modulban lehetőség van az egyes berendezésekhez, műszaki helyekhez kapcsolódóan úgynevezett IP00 tervrendelések létrehozására – akár több évre előre – a berendezés állapotából kiinduló műszaki igényeknek megfelelően. A tervrendelések tartalmazzák a műszaki feladatok személyi, gépi erőforrásigényeit, a szükséges anyag- és szolgáltatáskomponensekkel együtt, így teljes körű költségbecslés állítható elő egy-egy tervezett munkára (3. és 4. ábra). Ezzel az eszközrendszerrel minden szakterület teljes körű, úgynevezett alulról felfelé (bottom-up) tervezést tud lebonyolítani, és meg tudja jeleníteni a műszaki igényeit. A műszaki tervezést több ezer műveletterv segíti, ami egy előre összeállított normázott munkaegység (például kitérőcsere), amely a tervezéskor a rendelések során egy mozdulattal felhasználható.

A SAP projektrendszere biztosítja a műszaki és egyéb munkák projektszemléletű (top-down) tervezését is, figyelembe véve a rendelkezésre álló költségvetési, saját vagy uniós forráskereteket (5. ábra). A műszaki munkák (PM-rendelések) beköthetők a projektek alá, így a tervezett műszaki igények és az elérhető keretek összevethetők, a projektek véglegesítéséről szóló döntések meghozatalakor ellenőrizhetővé válnak.

A projektek jóváhagyása során műszakilag megalapozott logisztikai (készlet és beszerzés) terv állítható elő, amely az üzleti tervekbe beilleszthető.
A műszaki feladatokhoz mindig tervezhetők a vágányzári tevékenységek, amely alapján a SAP-rendszerben előállíthatók a vágányzári tervek, amelyek jóváhagyást követően elektronikusan benyújthatók a VPE Kft.-hez, feltöltve őket a KAPELLA2 rendszerbe (6. ábra).
A rendszer indulásakor kialakított projektstruktúra átvette a korábbi Excel tervezési szisztémát, megadva ezzel az Inka-rendszer használatának bázisát. A már konszolidált rendszerben az éves bázisalapon, szervezeti egységekre kidolgozott fenti projektstruktúra akadályozza a berendezések állapota alapján megvalósítható folyamatos gördülőtervezést.