Minden vállalat alapvető érdeke, sikerességének alapköve, hogy munkatársai ösztönözve legyenek, csapatként dolgozzanak, megértsék a vállalat filozófiáját, küldetését, átlássák az üzleti folyamatok működését, lássák magukat és tevékenységüket a szervezeti működés teljes folyamatában. Ennek a célnak az elérésében a legfontosabb tényező az információkhoz való könnyű, gyors és célzott hozzájutás. Egy dinamikusan fejlődő, modern vállalat esetében ma már szinte alapkövetelmény a jól használható internetes honlap, rajta minél több, könnyen értelmezhető, hasznos információval. Az oldal a külvilággal való kapcsolattartást, illetőleg annak ki­bővítését teszi lehetővé. Ehhez nagyon hasonló a cégen belüli intranet, amely a munkatársak közötti kommunikációt könnyíti meg és teszi hatékonnyá. Az intranetes weblapok célja a cég produktivitásának növelése azáltal, hogy az alkalmazottak bármikor könnyen elérhetik a munkájukhoz szükséges legfontosabb információkat. A folyamatok, a munkakörök, a cég működése átláthatóvá válik, ami sok félreértéstől, félinformációtól óvja meg a cég vezetését, a munkavállalókat, ugyanakkor megteremti az ellenőrizhetőséget, növeli a kiszámíthatóságot, ezzel pedig együttműködésre ösztönöz.

A Fejlesztési Főosztály által 2008 januárjában elvégzett belső elégedettségi kérdőíves felmérés, az Értékesítési Főosztály által 2007 decemberében elvégzett vevőelégedettségi kutatás eredményei, valamint a sokévi szakági tapasztalatok is alátámasztották, hogy a belső kommunikáció hiányos, az üzletági ügyintézés rendkívül lassú. Sok esetben a munkavállalók napi munkaidejének jelentős részét az információkhoz való hozzájutás, a munkához szükséges szabályzók, adott munkafolyamat felelőseinek, illetékes személyeinek elérése veszi el. Ez gyakran párhuzamos munkavégzéshez vezet. A belső honlapok működtetésére az üzletág területi központjaiban és szakmai szervezeteinél már korábban is igény merült fel, melynek eredményeképpen az üzletágnál a TEB Központban és a hat területi központban (Budapest, Debrecen, Miskolc, Szeged, Pécs, Szombathely) egyenként el­térő felépítésű és tartalmú belső információs honlapot fejlesztettek ki, melyek bevezetése nem volt kellően kommunikált. Ezek a honlapok mérsékelten ugyan, de sikereket könyvelhettek el az információadás terén, elsősorban helyi szintű szakmai kérdésekben. Hátrányuk, hogy arculatuk és felépítésük nem egységes, a feltöltött dokumentumok és szakmai anyagok tekintetében párhuzamosság tapasztalható. Nincs rajtuk valamennyi szükséges információ, frissítésük nem mindenhol naprakész, továbbá sokszor elavult szakmai anyagok és nem hatályos szabályzók tölthetők le, ami információtorzuláshoz vezet a szervezetben.

A pályavasúti intranet portál kialakítása

A Fejlesztési Főosztály az ügyintézés gyorsítása, az információk gyors eljuttatása, az egységes működés mind nagyobb fokú megvalósítása érdekében üzletági belső portál kialakítása mellett döntött. Az üz­letág intranetes portáljának megvalósításánál úgynevezett dinamikus weblap ki­alakítására kellett törekedni. A dinamikus weblapok esetében adatbázisok tárolják mindazokat az adatokat, beállításokat, strukturális elemeket, amelyek honlapunk tartalmát adják, valamint azokat, amelyeket a felhasználók adnak meg vagy használnak fel. A dinamikus weblapok frissítése egyszerű, általában alapfokú informatikai ismeretekkel rendelkező kollégákra is rábízhatjuk az adatbevitelt az információkról, hírekről, egyéb tartalmakról, hiszen azokat egy online szövegszerkesztő felület segítségével tudják bevinni, amelynek során természetesen képeket lehet csatolni, dokumentumokat lehet feltölteni. Dinamikus weblapok esetében lehetséges továbbá, hogy egyes tartalmi elemek emberi beavatkozás nélkül, adatbázisokhoz kapcsolódva, tisztán gépi úton generálódjanak.

A portál beindításához és működtetéséhez szükséges hardver- és szoftverfeltételeket a Fejlesztési Főosztály a TEB Köz­pont­tal együttműködve teremtette meg. A Fejlesztési Főosztály Működés-fejlesztési csoport munkatársai kapacitásuk függvényében, közel egyéves fejlesztői munkával kialakították a portált működtető portálmotort, valamint a MÁV Zrt. külső honlapjának (1. ábra) arculati elemeit felhasználva a felhasználói portálfelületet (2. ábra). A portál címének könnyebb megjegyezhetősége érdekében a szük­séges domain-bejegyzések megtörténtek. A portál jelenleg a MÁV intranet hálózatán a http://palyavasut.mav.hu valamint a http://palyavasut.mavrt.hu címeken érhető el.
A portál elsődleges funkciója a friss hírek és információk közvetítése. Ezt a kialakított felhasználói felületnek több strukturális blokkja szolgáltatja, hírforrások automatikus megjelenítésével a felhasználó naprakész híreket olvashat mind az üzletággal, mind a hazai és nemzetközi vasút világával kapcsolatban. A kialakított felhasználói felület szabadon és az igényeknek megfelelően bővíthető, többszintű a menürendszere, és már készen áll a jelszavas autentikációt igénylő tartalmak kezelésére is.

A pályavasúti intranet portál bevezetése, népszerűsítése

Akármilyen gazdag és hasznos tartalommal rendelkezik is egy intranetes alkalmazás, az egyik legnagyobb kihívás a felhasználó odacsalogatása. Az emberek többsége ugyanis idegenkedik a bonyolultnak tűnő rendszer megismerésétől. Ezért nem mindegy, hogy a tárhelyen az információk milyen elrendezésben, illetve sorrendben követik egymást. Lét­fon­tos­sá­gú a gyors letöltés és az áttekinthető tartalom. A portál hatékony működésének alapfeltétele a minél teljesebb körű információadáson és a napi szintű frissítéseken túl, hogy az már a bevezetéskor kellően ismert legyen a munkavállalók körében. Ennek érdekében a portál működését reklámozó plakátok és szóróanyagok készültek, amelyeket a közösségi helyiségek faliújságaira helyeztek el (3. ábra). A Fej­lesz­té­si Főosztály Működés-fejlesztési csoport­jának munkatársai ezenkívül többállomásos, minőségügyi bemutató keretében az operatív irányításban dolgozó munkatársak is megismerhették a portált az üzletág területi központjaiban.

A működés első négy hónapja

A mielőbbi bevezetés érdekében az üzlet­­ági belső portál véglegesen kialakított formájában azonban nem teljes körű funk­ciókkal és feltöltöttséggel kezdte meg működését 2009 októberének elején, miután az üzletág vezetése vezetői értekezleten – a rendszert megismerve – annak széles körű bevezetése mellett döntött. A működés megkezdéséig a teljesség igénye nélkül az alábbi információkat és elérési útvonalakat töltötték fel.

Szervezeti információk:

• Szervezeti ábrák
• Vezetők bemutatása – vezetői arcképcsarnok
• MSZSZ
• DHL
• Kollektív szerződés

Hivatkozások (linkek):

• MÁV Utasítások
• MÁV Értesítők
• Szakmai rendszerek (MTR-IGM, GIR, PASS1, IÜR stb.)
• MÁV-csoport leányvállalatainak honlapjai
• Szakigazgatóságok/Területi Központok portáljai
• Webmail rendszerek
• Telefonkönyvek
• Nemzeti Közlekedési Hatóság honlapja
• NIF honlapja
• VPE Kft. honlapja
• Nemzetközi szervezetek honlapjai

Belső karrier – aktuális állásajánlatok

Minőségirányítás:

• Tanúsítvány
• Minőségpolitika
• Minőségcélok teljesülésének értékelése
• Irányítási kézikönyv – folyamatleírások (folyamatmenedzsment)
• Minősített beszállítók listája

Hálózati üzletszabályzat

Levelezési minták

A pályavasúti intranet portál működésének első négy hónapjában a portál tartalmi elemei folyamatosan bővültek, mi­közben a felhasználók – a portált látogató dolgozók – számára napi szinten frissülő információk álltak rendelkezésre. A folyamatos tartalmi fejlesztések között kiemelendő a szakmai lapok – Forgalom, Vezetékek Világa, Sínek Világa (4. ábra) – friss és archív számainak feltöltése és elérhetővé tétele, a különleges szabályozást igénylő küldemények engedélyeinek portálon keresztül történő kiadmányozása, valamint az üzletágnál alkalmazott bizonylatsablonok és formanyomtatványok elektronikusan kitölthető példányai­nak folyamatos feltöltése (5. ábra).

Az üzemeltető Működés-fejlesztési csoport a további fejlesztések érdekében fo­lyamatosan értékeli a portál keretét adó in­formatikai rendszerből kinyerhető, a látogatói szokásokra vonatkozó statisztikai adatokat. Ennek elemzése során kiderült, hogy az egyedi látogatók száma (egyedi IP címekről történő látogatás), valamint az oldalletöltések száma a működés eddigi négy hónapja során megháromszorozódott (6., 7. ábra), miközben a letöltött adatmennyiség, a látogatások száma, valamint a portál napi egyedi látogatóinak havi átlag darabszáma az ötszöröse lett (8. ábra). A statisztikák alapján a dolgozókat a folyamatosan frissülő hírek közül leginkább a hazai vasútfejlesztésekkel kapcsolatos hírek, a szabályozási környezet megváltozására (utasítások megjelenése, jogszabályok, rendeletek megváltozása és hatályba lépése stb.) vonatkozó információk, valamint a foglalkoztatással és humánügyekkel kapcsolatos tájékoztatások érdeklik. A letölthető formanyomtatványok nagyszámú letöltése, napi szintű használata pedig arra enged következtetni, hogy a szervezeten belül megvan az igény a digitális kultúra még nagyobb fokú elterjesztésére.

A portál fejlesztésének lehetőségei

Tisztában kell lennünk azzal a ténnyel, hogy az intranetes weblapok és alkalmazások fejlesztése soha nem zárható le, mivel alapvető feladat a legfrissebb információk megjelenítése. Az érkező visszajelzések alapján technológiai újításokra, a legújabb megoldások átvételére is oda kell figyelni. A működési tapasztalatok alapján tervezi a Fejlesztési Főosztály a portálfejlesztés második fázisának megkezdését, mely fejlesztési fázisban többszintű jelszavas autentikáció kialakítása révén a portál egyes új moduljainak kötelező jellegű hasz­nálatát lehet elősegíteni belső szabályozás keretében, vezetői egyetértéssel.
A második fázisban az interaktív kapcsolattartás és a csoportmunka elősegítésének megteremtése, továbbá a fejlesztés fókuszpontja, mely még gyorsabbá teheti az ügyintézést, átláthatóbbá válnak a több szervezetet érintő feladatok, tovább csökken a párhuzamos munkavégzés.