Előzmények

A magyar vasúti társaság működése során rengeteg irat keletkezett, amelyeket a 2000-es évek elejéig a keletkezésük helyén, a különböző igazgatóságokon, osztálymérnökségeken, szolgálati helyeken, műhelyekben és állomásokon tároltak. Az első változást ebben az 1950-es évek hozott, amikor a MÁV-ot egy minisztertanácsi rendelet kötelezte, hogy az örökös megőrzésű, ügyviteli értéküket elvesztett iratait átadja az állami levéltáraknak. Az iratok összefoglaló megnevezését (tételnév) és az átadás legkorábbi idejét az iratkezelési szabályzatokban sorolták fel. Hiába született meg a törvény, az állami levéltárak, a raktári kapacitás szűkössége és a közigazgatásban keletkezett iratok előnyben részesítése miatt nagyon kevés iratot vettek át a MÁV-tól. A Művelődési Minisztérium Levéltári Osztálya ezért 1961-ben vasúti szaklevéltár alapítására adott elvi engedélyt a MÁV-nak. A munka a vezérigazgatósági iratok feldolgozására koncentrálódott. Az 1960-as években elkészültek az iratanyagot feltáró repertóriumok és jóváhagyták a tudományos kutatók munkáját lehetővé tévő kutatási szabályzatot (1966). Ugyanakkor megoldatlan maradt az elhelyezés, az iratokat továbbra is VI. kerületi pincékben tárolták. 1970-ben megváltoztatták a terveket. Ekkor hozták létre az Új Magyar Központi Levéltárat, amelynek illetékességébe került a MÁV is. A szaklevéltár-alapítás ezután lekerült a napirendről. A rendszerváltásig eltelt közel 40 év alatt alig néhány száz iratfolyóméter MÁV-irat került a közlevéltárakba.
Az 1990-es évek elejének gazdasági nehézségei a MÁV-nál sem kedveztek a szükséges, de nem azonnal kimutatható eredménnyel járó fejlesztéseknek. A gazdasági helyzet lassú javulásának eredményeként a ’90-es évek második felében lehetőség nyílott a hosszabb távú programok végrehajtására is. Ekkorra a MÁV-nál már körülbelül 70 ezer iratfolyóméternyi dokumentum halmozódott fel, s ennek mintegy 20%-a „nem selejtezhető” kategóriába tartozott. Az ügyiratokat, terveket gyakran rendkívül rossz körülmények között, pincékben, dohos helyiségekben tárolták, amely többször vezetett rongálódáshoz, megsemmisüléshez. Veszélyt jelentett az is, hogy számtalan MÁV-társaság alapításával elkezdődött az irat- és tervtárak feletti kontroll lazulása. A tervező és építő kft.-k tervezett privatizációja során biztosítani kellett, hogy a MÁV-időszak terv- és iratanyaga a MÁV-nál maradjon. A kialakult helyzet megoldására a MÁV Rt. Igazgatósága 2000 októberében fogadta el az irattárazási rendszer korszerűsítéséről készített előterjesztést. Ez tartalmazta egy új, speciálisan archívum céljára szolgáló épület létesítését, valamint a gyors keresés és az országos kiszolgálás érdekében az Archívumba kerülő iratok digitalizálásának feladatát.

Az Archívum épülete

Az Archívum 3000 négyzetméteres épülete Budapesten, a Nyugati pályaudvar területén mintegy 800 millió forintos költséggel épült a MÁV Tervező Intézet Kft. tervei alapján, tervező Durkó Gábor építész. A kivitelezésre a MÁVÉPSZER Kft. kapott megbízást, bár a cég nehézségei miatt nagyobb részben a Bernecker Kft. valósította meg a projektet 2002 és 2004 között. Az Archívum az iratanyag beköltöztetése után, 2005 májusában nyitotta meg kapuit a látogatók előtt.

Az Archívum raktárait a hatékony tárolás érdekében gördülő állványos polcrendszerrel szerelték fel. Páratartalom-mérő és tűzjelző rendszer szavatolja a dokumentumok biztonságát (1. és 2. ábra). Az épületben nemcsak raktárak találhatók, hanem a helyben kutatók számára egy kutatóterem is, ahol egyszerre négy-hat ügyfél tud megfelelő körülmények között dolgozni (3. ábra). Egy másik nagyméretű helyiséget alakítottak ki digitalizálás és iratrendezés céljára (4. ábra).
Az Archívum építésével egy időben egy külső vállalkozás megkezdte a beköltözésre kijelölt iratanyag digitalizálását. Három év alatt 2,5 millió dokumentumot dolgoztak fel. A beköltözést követően a munka tovább folytatódott az archívumban saját eszközökkel és munkaerővel. Ennek részleteiről később lesz szó.

Szervezeti keretek

Az Archívum elődszervezete 2001 elején alakult, amikor a MÁV Vezérigazgatóságán az Ügykezelési és Dokumentációs Hivatal keretében létrehozták a Levéltári Osztályt. A Levéltári Osztály működtette a MÁV Központi Irattárat. 2013-tól a MÁV működését támogató back-office tevékenységek a MÁV Szolgáltató Központ Zrt.-be kerültek. Ezen belül alakították ki a menedzsmenttámogató és ügyviteli szolgáltatások üzletágat (röviden MTÜSZÜ), amely az iratokkal kapcsolatban a MÁV-Volán csoport vállalatainak komplex ügyviteli szolgáltatást nyújt. Mivel az ügyviteli folyamatok behálózzák a csoport működését, így az iratanyagok életútjának szinte minden szakaszában jelen van a szervezet: küldemények kezelése, irattárazása és selejtezése, amelyet az Archívum speciális feladatai egészítenek ki. 2014-től a Központi Irattár és az azt működtető szervezeti egység neve is Archívum lett. Az MTÜSZÜ archívumban három területen – állománygyarapítás, digitalizálás és információs szolgálat – jelenleg 16 fő dolgozik.

Az Archívum tevékenysége

Az iratállomány gyarapítása

Az iratátvételek elsődleges célja, hogy a szakmai munkához a szükséges dokumentumok, információk rendelkezésre álljanak. Emellett fontos feladat, hogy a MÁV szellemi örökségét, a magyar vasút történetét bemutató dokumentum-, tervrajz-, film- és fotóállományt megőrizzük. Az iratok őrzése a jogbiztosítás céljából is kiemelten fontos.
Az Archívumba a 10 évnél régebben keletkezett, hosszú őrzési idejű és az örökös megőrzésű iratok kerülnek. Az iratok döntő részben a MÁV Zrt. központi szervezeteitől és területi igazgatóságaitól származnak. A tervanyagok általában egy-egy szakági tervtár vagy szervezeti egység működésének megszüntetésekor kerülnek az Archívumba. Kisebb mennyiségű dokumentum érkezik magánemberektől (gyűjtőktől, hagyatékokból) is.
A 2005 utáni években 14 000 iratfolyóméterre gyarapodott az Archívum által őrzött iratok mennyisége.

Iratfeldolgozás, digitalizálás

Az iratok feldolgozása fizikai előkészítéssel kezdődik. Az iratokat fémtelenítjük, eltávolítjuk a másodpéldányokat, kivesszük a műanyag tokokat és szükség esetén megragasztjuk a szakadt iratokat. Alkalmanként szükség van a sérült iratok restaurálására, és a fertőzött iratok fertőtlenítésére is. Egyes iratanyagok összekeveredve, rendezetlenül kerülnek az Archívumba, ezekre az iratokra a szakmai normáknak megfelelő iratrendezés vár. A fizikai előkészítés végén az iratok levéltári szabványdobozokba, illetve -hengerekbe kerülnek.
A fentiek szerint előkészített iratokat nagy teljesítményű szkennereken digitalizáljuk. A szöveges dokumentumokat A3 méretig behúzós-görgős ipari szkennerekkel, a tervrajzokat maximum 92 cm széles dokumentumot feldolgozni képes tervrajzszkennerekkel. Végül, hogy kereshetővé váljon az iratanyag, munkatársaink rögzítik a dokumentumokról a leíró-azonosító adatokat. A dokumentumok és a raktári egységek (dobozok, hengerek stb.) vonalkódot kapnak, így kerülnek a raktárakba. Az Archívumban évente átlagosan egymillió oldalt digitalizálunk és 100-120 ezer dokumentumot teszünk kereshetővé. A digitalizálással jelentősen nő a keresések hatékonysága és eredményessége, emellett az adatszolgáltatás ideje is lerövidül. A dokumentumokat csak ritkán kell elővenni, így ez állományvédelemi szempontból is hasznos. A nagy mennyiségű digitalizálással elértük, hogy a nálunk tárolt nem selejtezhető dokumentumok 80%-a, hárommillió dokumentum (mintegy 60 millió oldal) digitálisan kutatható. Az adatbázis mérete csaknem 8 terabyte. A digitalizáltság mértékében az Archívum egyedülálló a nagyobb vállalati archívumok, de még a közlevéltárak között is.

Adatszolgáltatás

Az Archívum elsősorban a MÁV-Volán csoport vállalatainak működését támogatja úgy, hogy a keresett dokumentumokat felkutatja, és arról másolatot juttat el számukra. Munkatársaink napi kapcsolatban állnak a vasúti infrastruktúrát kezelő, fejlesztő részlegekkel. A jogi ügyek szempontjából releváns dokumentumok keresése is nagyon gyakori. A megkeresések döntő többsége a MÁV Zrt. munkatársaitól érkezik, de tervtárainkat a MÁV FKG Kft. is rendszeresen használja. Emellett az elmúlt öt évben több mint 15 ezer MÁV-dolgozó nyugdíjazáshoz szükséges iratát biztosítottuk. A kéréseket két éve – a menedzsmenttámogató és ügyviteli szolgáltatások üzletág – a belső hálózaton elérhető ITSD felületén várjuk. Természetesen e-mailben érkezett kérdésekre is válaszolunk. Évente 2500-3000 megkeresés eredményeként 25-30 ezer dokumentumot adunk ki a MÁV-szervezetek részére.
A kutatási szabályok megtartásával, szolgáltatási díj ellenében, lehetőségük van a külső ügyfeleknek is, hogy az itt tárolt iratanyagok nyilvános részéhez hozzáférjenek, másolatot kapjanak. Egy átlagos, járvány nélküli évben 600-800 látogatót fogadunk az ügyfélszolgálaton. A külső kutatók jellemzően a MÁV Zrt. területén munkát végző vállalkozások, tervezőirodák alkalmazottai. Jelentős még továbbá a publikációkat és szakdolgozatokat készítők száma. Ugyanakkor történészek is felkeresnek bennünket, mert az iratokban nemcsak a vasúttörténet, hanem a magyar történelem jelentős eseményei is tükröződnek. Vasútbarátok, családkutatók és terepasztal-építők is gyakran keresik meg az Archívum ügyfélszolgálatát a legkülönfélébb kérésekkel. Külső ügyfelek számára adott a lehetőség, hogy jól körülhatárolt témákat, kutatási és másolási díj ellenében, írásban megrendeljenek. Ez a vidéki vagy mozgásukban korlátozott kutatók számára könnyebbséget jelent.

Az iratanyag ismertetése

Az Archívumban tárolt dokumentumok három csoportra oszthatók: irattárakra, tervtárakra és gyűjteményekre. Ezek összesen 117 fondban (ez az iratnyilvántartás legnagyobb egysége) vannak elkülönítve. Az irattárak legfontosabb részét a Vezérigazgatóság, a hat MÁV-igazgatóság és a Záhonyi Üzemigazgatóság nem selejtezhető iratai adják, de egyes főosztályok, osztályok (például gépészet, személyügy) és alacsonyabb területi szervezeti egységek (például osztálymérnökségek) iratai is megtalálhatók bennük. A MÁV részvénytársasággá alakulása utáni korszak fontos dokumentumai az Igazgatóság, a Felügyelőbizottság és a vezetői értekezletek iratai. A tervtárak közül a legjelentősebbek a MÁV Tervező Intézet volt tervtára, a magasépítményi tervtár és a hidásztervtár (5. ábra). Ezek egyenként is több százezer tervrajzot tartalmaznak. Külön említendő az archív központi tervtár és az archív magasépítményi tervtár (6. és 7. ábra), amelyek 1945 előtt épített vonalakról, műtárgyakról és épületekről nyújtanak pótolhatatlan információkat. A legrégebbi dokumentumok 1845-1846-ból származnak (8. ábra). A közelmúltban került az Archívumba a MÁV Beruházási Igazgatóság, a Debreceni Műszaki Lebonyolító Osztály és a Miskolci Építési Főnökség tervtára. Viszonylag kevés tervrajzzal rendelkezik az Archívum a gőzmozdonyokról, mivel ezeket a rajzokat korábban a Közlekedési Múzeum vette át.

Személyek életútjának felkutatását segítik az 1950 előtti évek szolgálati táblázatai, a rangsorkönyvek, a vasúti almanachok digitalizált példányai, valamint a fegyelmi iratok fondja.

Az Archívum a felszámolt, a végelszámolt vagy az eladott MÁV-leányvállalatok irat- és tervanyagát is igyekszik összegyűjteni. Ezek többsége a rendszerváltás előtt MÁV szervezeti egység volt, és az iratanyaguk olykor fél évszázadot is felölel. Így kerültek állományba a Dunakeszi Járműjavító és a Távközlési és Biztosítóberendezési Építési Főnökség tervtárai, az Északi Járműjavító iratanyaga, valamint egyes megszűnt vasútegészségügyi intézmények és MÁV-alapítványok iratai is. 2018–2021 között a volt MÁVTI Kft. tervtárát vette át az Archívum.

2014–2017 között az Archívumba kerültek a Budapesti Igazgatóság területéről a nyugdíjszámításhoz szükséges munkavállalói dokumentumok a 2005 előtti korszakból. A feldolgozás során 250-300 ezer egykori MÁV-dolgozó egymillió dokumentuma vált kereshetővé.
A MÁV-nál előforduló speciális dokumentumtípusok tematikus egységei különböző gyűjteményekben kaptak helyet. Az utasítások, a menetrendek, a menetjegyek, a szabványtervek, a helyszínrajzok gyűjteményei is fontos információkat nyújtanak. Fotógyűjteményünk 200 000 tételt tartalmaz, zömmel vállalati eseményeket és építkezéseket vagy építményeket rögzítettek a MÁV fotósai (9. és 10. ábra).

Mozgóképgyűjteményünk csaknem 2000 tételből áll, zömmel celluloidalapú oktatófilmek és VHS-kazettán lévő anyagok találhatók benne. Az utóbbi két gyűjtemény elsősorban az 1945 utáni korszakról nyújt pótolhatatlan képi információkat. A filmgyűjtemény, az elmúlt évek munkájának köszönhetően, már digitális formában is rendelkezésre áll. A külön filmszerveren tárolt adatállomány mérete 6 terabyte.
2016-tól a MÁV Dokumentációs Központ és Könyvtár megszűnésével a könyvtár vasúti témájú gyűjteményei átkerültek az Archívum állományába. A csaknem 20 000 könyv, folyóiratok, tanulmányok, az UIC-döntvények gyűjteményei kutatótermünkben olvashatók, részleteik másolhatók. A MÁV hivatalos lapja (MÁV Értesítő), a Magyar Vasúti és Közlekedési Közlöny és a MÁV belső újságjai digitalizáltan is elérhetők.

Fejlesztések, a jövő feladatai

A digitalizálás új szintre emelése érdekében folyamatosan megújítjuk, fejlesztjük az Archívum hardvereit. Munkába állítottunk egy felvételező munkaasztalt, amellyel a legrégebbi, sérült tervrajzokat is digitalizálni tudjuk egy állványos, kamerás rendszer segítségével. Ebben az évben két ipari dokumentumszkennert szereztünk be, és hamarosan két új tervrajzszkennerrel is bővülünk.
A sérült tervrajzok, dokumentumok restaurálása érdekében sikerült egy papírrestaurátor szakemberrel bővítenünk munkatársi gárdánkat. Nagyon fontos lépést tettünk ezzel abba az irányba, hogy a ránk bízott még megmenthető dokumentumokat szakszerűen fertőtlenítsük és megfelelő anyagokat használva, a szakma előírásai szerint állítsuk helyre.
A jövő év feladatai közé tartozik a MÁV Zrt. Híd- és Alépítményi Osztály-tervtár 2004 után keletkezett anyagának digitalizálása, amely a becslések szerint 170 000-180 000 darab tervrajzot és szöveges tervdokumentációt érint.
A nyugdíjszámításhoz szükséges munkavállalói iratanyag fondja is gyarapodni fog a 2005–2017 között kilépett dolgozók dokumentumaival. Ez a munka már el is kezdődött, és a jövő évben ér véget.
A 10 évnél régebbi, nem selejtezhető ügyiratok folyamatos digitalizálása az elmúlt években állandó feladatot jelentett számunkra. 2024-től a Poszeidon DMS rendszerből már tisztán digitális és vegyes (papíralapú és digitális) ügyiratot is fogadnunk kell, amely új kihívást jelent az Archívum számára.